Embaucher son premier salarié
Le guide complet étape par étape

Embaucher son premier salarié est une étape décisive pour un dirigeant de PME. Entre la DPAE à envoyer avant le premier jour, le contrat à rédiger, les affichages obligatoires à mettre en place et les organismes à contacter, les formalités sont nombreuses — et les oublis peuvent coûter cher. Ce guide détaille chaque étape dans l'ordre chronologique, pour que vous n'en ratiez aucune.

1. Avant l'embauche : les vérifications préalables

Choisir le bon type de contrat

La première décision est le type de contrat. Le CDI (Contrat à Durée Indéterminée) est la forme normale du contrat de travail en France. Le CDD n'est autorisé que dans des cas précis et limitativement énumérés par la loi : remplacement d'un salarié absent, accroissement temporaire d'activité, emploi saisonnier.

Vérifier la convention collective applicable

Chaque secteur d'activité est couvert par une convention collective nationale (CCN) qui peut prévoir des conditions plus favorables que le Code du travail : salaires minima, durée de la période d'essai, primes, congés supplémentaires. Vous devez identifier votre CCN via le code APE/NAF de votre entreprise sur legifrance.gouv.fr.

S'assurer d'une mutuelle d'entreprise

Depuis le 1er janvier 2016, toute entreprise est obligée de proposer une complémentaire santé collective à ses salariés, prenant en charge au minimum 50 % de la cotisation. Si vous n'en avez pas encore, souscrivez-en une avant l'arrivée du premier salarié.

2. La DPAE : formalité n°1, à ne pas rater

La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) est la formalité la plus critique. Elle doit être transmise à l'URSSAF au plus tôt 8 jours avant l'embauche, et au plus tard dans les 8 heures précédant la prise de poste.

Elle se fait en ligne sur net-entreprises.fr ou via votre logiciel de paie. La DPAE déclenche automatiquement :

• L'immatriculation du salarié à la Sécurité sociale (si besoin)
• L'affiliation à l'assurance chômage
• L'ouverture du dossier auprès de la médecine du travail
• L'inscription au registre unique du personnel (RUP)

3. Le contrat de travail

Pour un CDI à temps plein

Le contrat CDI à temps plein peut être oral, mais il est fortement recommandé de le rédiger par écrit. Vous devez en tout état de cause remettre au salarié un document écrit dans les 2 mois suivant l'embauche (règlement UE 2019/1152).

Pour un CDD ou un temps partiel

Le contrat doit obligatoirement être écrit et remis au salarié le jour de l'embauche. À défaut, le CDD est réputé conclu pour une durée indéterminée.

Mentions obligatoires dans le contrat

• Identité des parties (employeur et salarié)
• Date de début et nature du contrat (CDI, CDD…)
• Lieu de travail
• Intitulé du poste et classification selon la CCN
• Durée du travail (temps plein ou partiel avec répartition des horaires)
• Rémunération brute et ses composantes
• Durée de la période d'essai
• Référence à la convention collective applicable

4. Les formalités dans la semaine qui suit

1. 1 Inscrivez le salarié au Registre Unique du Personnel (RUP) — document papier ou numérique, conservé pendant 5 ans après le départ du salarié. Il mentionne nom, prénom, nationalité, date de naissance, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie.
2. 2 Affiliez le salarié à votre caisse de retraite complémentaire (Agirc-Arrco pour les cadres et non-cadres du secteur privé). C'est généralement automatique via la DPAE, mais vérifiez la confirmation.
3. 3 Organisez la visite médicale d'embauche auprès du Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST) dont vous dépendez. À planifier dans les 3 mois suivant la prise de poste (ou avant pour certains postes à risque).
4. 4 Remettez au salarié son livret d'accueil et les documents d'information obligatoires : règlement intérieur (si existant), note d'information sur la mutuelle et la prévoyance, consignes de sécurité.
5. 5 Ouvrez un compte sur votre logiciel de paie pour le salarié et paramétrez les bases de cotisations, la qualification, le coefficient CCN et les éventuels avantages en nature.

5. Les affichages obligatoires en entreprise

Dès le premier salarié, vous devez afficher dans vos locaux un certain nombre de documents. L'absence d'affichage expose à des amendes allant jusqu'à 750 € par infraction.

6. La période d'essai : durées et règles

La période d'essai permet à l'employeur et au salarié de tester leur collaboration. Elle n'est pas automatique : elle doit être expressément stipulée dans le contrat de travail.

7. Le coût réel d'un salarié pour l'employeur

Au-delà du salaire brut, l'employeur doit financer les charges patronales qui représentent en moyenne 42 à 45 % du salaire brut pour un salarié non cadre au niveau du SMIC, et peuvent descendre à 25–30 % grâce aux allègements de cotisations.

8. La checklist complète de l'embauche

• Identifier la convention collective applicable (code APE/NAF)
• Rédiger et faire signer le contrat de travail avant la prise de poste
• Envoyer la DPAE à l'URSSAF (au plus tard 8h avant le 1er jour)
• Inscrire le salarié au Registre Unique du Personnel
• Affilier à la caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco
• Souscrire ou mettre à jour la mutuelle d'entreprise
• Planifier la visite médicale d'embauche
• Mettre en place les affichages obligatoires
• Remettre le livret d'accueil et les documents d'information
• Paramétrer le salarié dans le logiciel de paie
• Informer le CSE (si existant) de la nouvelle embauche